Quel entrepreneur ne rêverait pas de réduire ses coûts de fonctionnement en visant l’excellence ? Si c’est le cas, il a sans doute entendu parler du concept du toyotisme : les 5 zéros.
Si ce n’est pas le cas, nous en faisons un résumé ici et les solutions qui peuvent être apportées quand on n’arrive pas à mettre cette pratique en œuvre seul, pour son entreprise.
5 zéros en entreprise : de quoi parle-t-on ?
Ne pas gaspiller, ne pas payer très cher ses coûts de fonctionnement, tout en proposant la bonne prestation ou le bon produit au meilleur moment : n’est-ce pas cela la définition de l’entreprise idéale ? Pourtant, laquelle peut se vanter d’arriver à être aussi parfaite, au quotidien ?
Le concept des cinq zéros reprend l’idée, en substance, qu’il faudrait zéro défaut, lors de la conception, zéro papier pour limiter les coûts, mais aussi agir pour la planète, zéro délai pour que la clientèle ne se détourne pas de l’entreprise à la faveur d’une autre et zéro panne, pour, là encore, ne pas perdre de temps et surtout être toujours réactifs, vis-à-vis des besoins de la clientèle.
La réduction des coûts, nous le savons maintenant, peut déjà passer par la diminution du support papier en entreprise, d’autant que beaucoup de structures veulent mettre en avant leur côté plus vert, auprès des clients.
Il est possible d’économiser, ne serait-ce qu’au niveau du papier, jusqu’à 25 000 euros par an, sans compter le prix des consommables des imprimantes etc…
Recourir à la digitalisation des documents ; et donc réussir à avoir tous ses documents sous format numérique ; demande beaucoup de temps, surtout quand on regarde les piles de papiers ou les caisses qui s’amoncèlent au niveau des archives. Pourtant, c’est une tâche que l’on peut facilement externaliser.
Comment mettre en place la méthode des cinq zéros dans sa structure ?
Il y a des entreprises qui se spécialisent dans de nombreux domaines et certainement que certaines peuvent effectuer des audits pour déterminer l’origine des pannes récurrentes afin de remédier au problème.
En ce qui concerne l’archivage électronique, pour viser le zéro papier et passer au 100% numérique ou tout au moins s’en approcher, il en existe d’autres et qui rencontrent un vrai succès auprès des entreprises.
Quoi de plus rédhibitoire que d’entamer le tri de ses archives ? Pourtant, si cela est obligatoire de temps à autre pour ne pas se laisser submerger, il convient de faire attention pour ne pas supprimer par erreur des documents que l’on doit conserver pendant 10 ans, voire plus.
En outre, il s’agit de trouver ensuite une politique d’archivage pour pouvoir retrouver en quelques instants le document demandé, afin de gagner en productivité.
Cela et bien plus (suppression des documents qui n’ont plus de raison d’être conservés, hébergement des archives papier dans des locaux adaptés, pour un gain de place, formation à la transition numérique…) sont autant de prestations auxquelles on peut souscrire en les appelant, pour arriver, à terme, à mettre en place la stratégie payante des 5 zéros.