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Comment bien animer une réunion d’entreprise ?

Vous devez animer une réunion à laquelle vont participer les salariés, les collaborateurs ou les partenaires de l’entreprise. Il vous faut dans ce cas la préparer avec soin pour que tout se déroule sans encombre et que vous puissiez atteindre les objectifs que vous avez fixés. Voici quelques conseils afin de l’animer dans les règles de l’art.

Établir à l’avance le déroulement de la réunion

L’organisation est le secret de la réussite. Cela vaut aussi pour les réunions. Vous ne pouvez pas tout simplement improviser le moment venu. Pour cela, vous devez avant tout déterminer clairement et précisément vos buts. Pourquoi organiser cette réunion ? Souhaitez-vous communiquer (échanger) des informations importantes, négocier un contrat, prendre une décision ou les trois à la fois ? À partir de là, vous avez déjà une idée sur la manière d’aborder le premier contact pour vous mettre à l’aise et capter l’attention de vos interlocuteurs.

Ensuite, vous procédez à la collecte d’informations sur vos futurs interlocuteurs. Profitez-en pour vous assurer d’avoir bien distribué les invitations ou envoyé les mails de notification. Une fois cela terminé, vous passez par la suite à la sélection de la salle de réunion. Cette question ne se pose pas évidemment si vous en disposez déjà au sein de votre entreprise. Dans tous les cas, vos invités seront plus attentifs et à l’aise dans le confort. Définissez ensuite un ordre du jour. En outre, prenez le temps de vous préparer physiquement et mentalement.

Carte mentale et outils pour l’animation

Visualiseur

Afin de rendre votre réunion interactive, vous disposez de nombreux outils comme le vidéoprojecteur. Vous y présentez des slides et les points importants à retenir. Il existe d’ailleurs d’autres appareils plus sophistiqués et ergonomiques comme les écrans interactifs qui sont des tablettes Android géantes en forme de tableau. Vous manipulez les éléments affichés comme à l’accoutumée avec les doigts. Cela s’avère très pratique surtout si on veut attirer rapidement l’attention du public sur tel ou tel point.

Vous pouvez aussi vous servir des visualiseurs de document. Il s’agit en quelque sorte d’un rétroprojecteur moderne qui, au lieu d’utiliser des images imprimées, retransmet directement et fidèlement le contenu d’un document ou autre. Il utilise dans ce cas une caméra puissante et précise. Vous pouvez visualiser ce que vous voulez : livre, objet, texte numérique, article de magasine, brochure… Vous n’aurez ni besoin d’un projecteur ou d’un ordinateur ni d’un slide.

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