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LAD : qu’est-ce que c’est ?

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LAD (Lecture Automatique de Documents). Toute entreprise, de par son activité quotidienne, génère des documents papiers et informatisés. Ces papiers doivent quelquefois être conservés pendant de nombreuses années, en fonction de leur nature. C’est ce que l’on appelle des archives. La taille de l’entreprise a un impact sur le nombre de ces documents et il peut être difficile de les gérer au mieux.

Traitement des archives des entreprises :

Depuis quelques temps, on entend beaucoup parler de la dématérialisation des archives et des documents inhérents à l’entreprise. Il est en effet prévu, par la loi que toutes les entreprises mettent en place un système pour dématérialiser les documents. Cela veut dire qu’il faut au maximum limiter les archives papier, même si pour beaucoup, elles doivent être conservées en doublon de leur pendant dématérialisées. La raison en est simple, même si la loi reconnait maintenant aux documents digitaux la même valeur que les documents papiers, cela n’est pas encore rentré dans les mœurs entrepreneuriales.

La dématérialisation demande du temps, surtout si l’entreprise existe depuis plusieurs années. Or, il existe des solutions plus adéquates et plus sûres pour gérer ces données dématérialisées. Leur accès peut alors se faire à la demande, avec un mot de passe. Il est possible de trouver en un clin d’œil, la facture, le contrat d’un salarié, sans perdre de temps. Mais cela demande un archivage méticuleux et précis…

Qu’est-ce que la Lecture Automatique de Documents ou LAD ?

Numériser ses documents et les stocker est une chose. Beaucoup d’entreprises préfèrent déléguer cette tâche à des sociétés extérieures pour un traitement efficace, durable et sécurisé. Mais comment savoir dans quel document numérisé, se trouve un article de loi précis, qui pourrait permettre de remédier à une situation particulière, par exemple ? Ou un document d’assurance, où se situerait l’alinéa essentiel pour savoir si l’on peut être indemnisé ? C’est en substance ce que permet la Lecture Automatique de Documents. Non seulement le document est numérisé, mais il est également « lu » par le biais de technologies dédiées qui permettent, entre autre de pouvoir avoir accès au contenu du document.

Les données sont en quelque sorte capturées pour une récupération rapide, en cas de nécessité. Pour l’entreprise, il s’agit ici d’un gain de temps très appréciable et cela implique qu’il ne faut pas détacher du personnel pour retrouver un document spécifique. Tout se fait automatiquement.

Au delà de la LAD

La LAD se couple en général avec d’autres techniques comme la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents). Bien sûr, ces technologies ; si elles sont très utiles, notamment pour les grandes entreprises ; sont difficilement possibles à mettre en place in situ. Mieux vaut passer par des entreprises spécialisées dans ce domaine. La Gestion Automatique des Documents, l’archivage numéritque, le récolement sont ainsi des suites logiques à leur travail.

Externaliser ces tâches permet de gagner en efficacité, mais aussi de gagner en place utile, car ces entreprises proposent aussi le stockage des archives papiers, ainsi que leur déménagement ; si l’entreprise devait quitter ses locaux… Des solutions clés en main, pour les entreprises qui y sont dorénavant toutes soumises…